Как напечатать бейджи для компании и не умереть  



Как напечатать бейджи для компании и не умереть +39

Людям сложнее начать общаться, когда они не знают, как друг к другу обратиться. Незнакомца не спросишь, сколько в его продукте страниц осталось перевести на webpack и кто у него скрам-мастер. За последние пару лет у нас стало слишком много людей, чтобы все могли познакомиться, пересекаясь время от времени на кухне.


Задача создать бейджи — про коммуникацию. Когда видишь, как зовут собеседника, легче начать разговор. А ещё про безопасность — бейджи помогают отличать сотрудников от гостей. Расскажу, как мы справились с этой задачей и что вам непременно нужно знать, если когда-то решитесь повторить наш опыт.


image


Мы хотели, чтобы наши сотрудники носили бейджи с удовольствием, а не потому что «надо». Поэтому мы очень старались сделать их красивыми и удобными. И, кажется, у нас получилось.
В этом проекте я вместе с рабочей группой занималась дизайном, печатью и внедрением бейджей в компании.


Если у вас небольшая компания, некоторые рекомендации могут быть избыточными — смело пропускайте их.


Как можно печатать


Бейджи можно сделать бумажными и вставить их в прозрачные кармашки, но это выглядит ужасно, и дополнительно нужен пропуск в офис.


Мы решили делать бейджи на пластиковых картах с чипом, чтобы они одновременно были пропуском.


Бейджи-пропуска можно заказать в типографии или самостоятельно напечатать на принтере для пластиковых карт.


Самим печатать быстрее, проще подбирать цвета и контролировать качество. Чтобы решить, какой вариант вам больше подходит, ответьте на несколько вопросов:


  • Будете использовать принтер в офисе для других задач? Готовы купить дорогой принтер, если первая партия бейджей в типографии обойдется дешевле?
  • Сколько у вас в компании сотрудников и как часто выходят новые? Бейджи нужны новым сотрудникам и старым, когда они меняют команду, фамилию или теряют старый бейдж. Заказать сразу много бейджей удобно, а регулярно поштучно печатать их и привозить из типографии — нет.
  • Как быстро нужно печатать новые бейджи? Если бейдж — пропуск, как новые сотрудники будут заходить в офис, если вы в первый день не дадите им бейдж?

Мы ответили. И решили купить принтер.


Подготовка к печати


Назначьте менеджера проекта, который будет курировать весь процесс. Решите, кто выберет и купит принтер, картриджи, карты и крепления, а в дальнейшем будет заказывать расходники. А ещё — кто будет заниматься печатью бейджей и в какой момент их будут печатать для новичков.


Что должно быть на бейдже?


Поймите, какую задачу должны решить бейджи. Помочь сотрудникам знакомиться? Улучшить безопасность в офисе? Ответ на этот вопрос определит, что на них должно быть. Если вы не можете сформулировать цель, нужны ли вам вообще бейджи?


Если решите писать должность, подумайте, всем ли будет комфортно выходить с бейджем в лифт или столовую бизнес-центра. К словам финдиректора посторонние могут излишне прислушиваться, а на помощника младшего специалиста смотреть с пренебрежением. Оно вам надо?


Подумайте, как ещё можно сделать бейдж удобнее и полезнее сотрудникам, чтобы его хотелось носить. Мы нанесли номер карты лояльности столовой бизнес-центра, чтобы можно было не носить её с собой.


image


Выберите и купите принтер


Тут всё просто. При выборе принтера ориентируйтесь на цену самого принтера, цену и доступность расходников. Если планируете двухсторонний бейдж, выбирайте модель с функцией двусторонней печати.


Выберите и купите карты


Если хотите совместить бейдж с пропуском в офис, уточните у администрации помещения офиса, какой тип карточек у вас используется. До того, как печать всю партию, закажите пробный образец, зарядите его в своём бизнес-центре на все возможные двери (вход в офис, парковка, калитки на территории офиса) и попробуйте их открыть. У нас оказалось, что не на всех дверях стояли одинаковые считыватели — это повлияло на выбор карты.


Есть разные типы карт: с магнитной полосой, с чипом, бесконтактные смарт-карты. Если не собираетесь делать бейдж пропуском, заказывайте обычные карты, которые нельзя кодировать — они дешевле и без выпуклостей, из-за чего краска ложится лучше. Если собираетесь делать бейджи для гостей компании, без возможности использовать их как пропуск, для них тоже можно заказать обычные карты.


Карты бывают матовые и глянцевые. Возьмите тестовые образцы, напечатайте на них и выберите те, что больше нравятся.


Выберите и купите крепления


Мы взяли ленты на шею с регулируемой длиной и ретракторы.


image


Чтобы цеплять карточки к креплениям, в бейджике нужна дырка (делается с помощью специального дырокола). Магнитные карточки нужно дырявить аккуратно. Чтобы найти чип на карточке, просветите её, вплотную поднеся фонарик.


Бейджи можно класть в прозрачные пластиковые кармашки или просто носить на креплении. По нашему опыту, наличие кармашка почти не влияет на сохранность, но иногда в нем может собираться пыль. Если носить бейдж с ключами или использовать в домашнем хозяйстве, он немного царапается, а если просто носить (и хоть немножко беречь), надписи не стираются.


Продумайте процесс раздачи бейджей


Сотрудникам должно быть понятно, где и когда они получат бейджи, обязательно ли их носить. Чтобы у всех оказались бейджи, не ждите, что люди за ними придут — раздайте сами.


Заложите достаточно времени на весь процесс


Заложите время на выбор принтера и карт, доставку образцов карт и креплений, подготовку макетов. После печати первых бейджей может понадобиться «подкрутить» цвета на макете. Имейте в виду, что небольшие офисные принтеры по пластику уступают промышленным в скорости и качестве. Нам довольно часто приходилось делать несколько отпечатков, чтобы получить качественный бейдж (особенно до того, как мы поняли некоторые тонкости, о которых я расскажу в конце).


Прежде чем распечатать бейджи на всю компанию, сделайте прототип на бумаге для небольшого количества человек и походите с ним по офису. Поймёте, хорошо видно надписи или нет, получите обратную связь до печати полного тиража.


Сделайте шаблоны бейджей


У нас есть несколько вариантов дизайна: один общий и несколько для продуктовых команд. Так за несколько метров видно, из какой команды человек. Сотрудники из других команд и отделов пока не выделяются, но мы планируем сделать отличающие стикеры.


Мы сделали двусторонние бейджи, чтобы не было «правильной» стороны — так бейдж можно надевать не глядя, и он никогда не будет перевёрнутым.


Сгенерируйте бейджи для каждого сотрудника


Самое страшное (если у вас много сотрудников) — начать заносить данные вручную. Не надо так. Мы написали сценарий для Индизайна, который запускается в файле с шаблоном бейджа. Сценарий копирует внутри файла шаблон для каждого сотрудника и вставляет данные. В итоге получается файл .indd с макетами для всех сотрудников, которые были в списке.


Держите, пользуйтесь и не благодарите (или благодарите, ayw)


main();

function main(){

    var myDocument = app.activeDocument;

    var file = File.openDialog();
    file.open("r");
    var line = file.readln();
    var currentPage = myDocument.pages.item(0);

    while (line) {
        var parts = line.split(",");
        var surname = parts[0], name = parts[1];

        currentPage.textFrames.item("name").contents = name;
        currentPage.textFrames.item("surname").contents = surname;

        line = file.readln();

        if (line) {
            currentPage = app.activeWindow.activePage.duplicate (LocationOptions.AFTER, app.activeWindow.activePage);
        }
    }
}

Чтобы запустить сценарий, скопируйте код в файл, сохраните в формате .js и загрузите его в нужную папку, как описано на официальном сайте Adobe). После загрузки он появится в панели сценариев.


После запуска сценария нужно выбрать файл CSV со списком сотрудников. Данные для этого списка мы попросили у отдела кадров, чтобы не писать имена вручную.


Когда шаблоны сгенерированы и экспортированы, можно печатать. Сделайте тестовые пропуска на вашем принтере и ваших карточках, чтобы «подкрутить» цвета.


Как настроить принтер


Мы купили принтер Magicard Enduro3E duo. Duo в названии означает, что принтер может печатать на карточке с двух сторон. Переворачивать руками было бы долго и неудобно.


image


У принтера есть диалоговое окно печати с настройкой. Выберите ваш формат карточки и, если нужно, двустороннюю печать.


image


Для лицевой и задней стороны настройки задаются отдельно, но параметры настроек одинаковые.


image


— Colour format — цветовой формат.
— Black resin options — настройка печати чёрного цвета: чёрными чернилами или смешением пурпурного, голубого и жёлтого. Мы используем чёрные чернила.
— Overcoat — защитный слой на поверхности бейджа. Печатается поверх цветного слоя. Мы всегда печатали, а потом на нескольких бейджах забыли напечатать. На них «поплыла» краска, поэтому не забывайте.
— HoloKote — водяной знак, видимый на свете. В этой модели принтера 4 стандартных дизайна водяного знака, у более продвинутых моделей можно установить свой дизайн.
— HoloPatch — карты с золотым светоотражающим квадратом в углу. Квадрат делает карту с водяным знаком трудно копируемой и позволяет издалека определить подлинность карты.
— Rotation — поворот макета при печати. Для одностороннего бейджа этот параметр не важен. На двустороннем бейдже у лицевой и задней сторон карточки параметр должен отличаться на 180 градусов, чтобы информация не оказалась вверх ногами на одной стороне.
— Overcoat holes — настройка области карты, на которую не нужно наносить защитный слой, например, чип или магнитная полоса.


Как не наступить на грабли и печатать качественно


Печатайте только на новых карточках — на старых есть микроцарапины, на которые плохо ложится краска. Не оставляйте на карточках до печати отпечатки пальцев, потому что они заливаются защитным слоем и остаются навсегда.


Если у вас карточки с чипами, расположите карточку так, чтобы на чип не накладывалась краска — на выпуклостях плохо пропечатывается. Всё это лучше всего учесть ещё на этапе дизайна, не добавляя текст на такие области.


image
В правом верхнем углу карточки находится чип


Иногда попадаются карточки с «заусенцем» на ребре, который чувствуется наощупь. Рядом с ним плохо ложится краска. Если по ребру карточки провести лезвием ножниц несколько раз, оно станет ровным. Мы так и не поняли точную причину их появления, но кажется, что это особенности производства, и тут ничего не поделаешь. От партии к партии свойства карточек нашего поставщика менялись — отпечатки всегда были хорошими, но краска ложилась по-разному. Если будете менять поставщика, не забудьте взять тестовую карту и везде проверить.


image
На левом ребре карточки был заусенец


Иногда приходится из-за дефектов перепечатывать несколько раз бейдж: может быть нужно подвинуть печатающую ленту, на карточках могут быть дефекты печати из-за чипа или следы из-за того, что принтер много печатал и перегрелся. Поэтому, если вы хотите печатать десятки бейджей подряд, это будет долго. Лучше не печатать сразу много и давать принтеру передохнуть.


image
В нижней части карточки поплыл серо-синий цвет


image
Во время печати лента съехала вправо


Можно пытаться двигать ленту для печати, чтобы избежать непропечатанных полос сбоку.


Теперь вы знаете, что делать. Делайте бейджи, а если что-то остаётся неясным — пишите, с удовольствием подскажу.

Вы можете помочь и перевести немного средств на развитие сайта



Комментарии (38):

  1. SDKiller
    /#11370348

    Не хватаете тега Tutorial )

  2. staticlab
    /#11370378

    Самое страшное (если у вас много сотрудников) — начать заносить данные вручную. Не надо так. Мы написали сценарий для Индизайна, который запускается в файле с шаблоном бейджа. Сценарий копирует внутри файла шаблон для каждого сотрудника и вставляет данные. В итоге получается файл .indd с макетами для всех сотрудников, которые были в списке.

    Но зачем, если Индизайн это из коробки умеет?

    • annagoryainova
      /#11370822

      Спасибо, действительно, для решения этой задачи можно использовать такой функционал. Так сложилось, что я программист немного больше, чем пользователь Индизайна, поэтому пошла по этому пути.)

  3. Germanets
    /#11370624

    Каким образом выбирали — какое имя сотруднику на бейдж наносить, полное или краткое? Из стопки на КПДВ виден разнобой — там и Лены, и Дарьи, и Константины, и Ани, Анастасии…

    • AngReload
      /#11370774

      Данные для этого списка мы попросили у отдела кадров, чтобы не писать имена вручную.

      Похоже, отдел кадров написал этот список вручную)

    • annagoryainova
      /#11370828

      Мы отправили сотрудникам письмо, в котором сказали, что по умолчанию напишем на бейджах полную форму имени, но если хотите по-другому, напишите, как, в течение двух дней.

      • JC_IIB
        /#11370960 / +2

        Здорово, что формат «ИМЯ фамилия», а не дурацкое «Фамилия Имя». Хотя я бы вообще попросил себе с надписью «Шаддам IV», но у вас наверняка было правило, что строго имена без самодеятельности :)

        • Lexicon
          /#11371128

          Шаддам-Пухлощеков Валерий


          Четвертый своего имени. Король кофематов, чайников и русых кудрей.
          Защитник стаканчиков. Разрушитель электронных цепей. Матерь планктона.


          P.S. Неужели многим действительно нравится носить бейдж?
          Лично у меня все это вызывает отторжение, как и "Привет" из корпоративной этики

          • Aquahawk
            /#11371138

            Матерь планктона.

            Тогда уж отец всея планктона во всех морях и офисах Земли.

          • JC_IIB
            /#11371142

            Вы слишком серьезно все восприняли.

          • Germanets
            /#11371184 / +1

            вызывает отторжение, как и «Привет» из корпоративной этики
            Что за «Привет» такой, и почему вызывает отторжение?

            • ClearAirTurbulence
              /#11371368

              Это как в fight club в группах взаимопомощи, такой бэйджик с надписью hello, I'm %username%

  4. zedalert
    /#11371148 / +1

    Выберите и купите принтер
    Тут всё просто.

    Как сотрудник IT отдела, который занимался печатью десятков пропусков каждую неделю, не соглашусь. Все принтеры разные, со своими заморочками — прошивками, драйверами, возможностями, расходниками, обслуживанием и пр.

    Печатать на самом пропуске вроде здорово, но пропуск становится «одноразовым», другому сотруднику его уже не выдашь, без чехла он быстро выходит из строя.

    Пропуск с названием фирмы — не очень безопасно, конечно в случае утери сотрудник обязан сразу сообщить об этом, но как быстро он будет реально заблокирован? Найдя такой пропуск на улице сразу знаешь, куда с ним можно войти.

    • Moskus
      /#11371506

      Передаваемые пропуска — та еще задница. Пропуск должен быть привязан к человеку. Если нужны передаваемые пропуска — пачку таких печатают отдельно с жирной надписью «Посетитель» или «Сотрудник (временный пропуск)» и выдают под подпись.

    • AllanStark
      /#11371718 / +1

      Еще добавлю, что пропуска, показанные в статье — это здорово для красивых чистых евроофисов с малой текучкой сотрудников.
      А вот когда пропуска нужно выдавать на каком-то достаточно крупном заводе либо складе, то все эти красивости и одноразовость создают ненужные лишние проблемы.
      Бейдж есть бейдж, это носимая на шее визитка. Пропуск — элемент безопасности, должен быть обезличенным и максимально утилитарным. Никаких надписей/логотипов компаний, ФИО и тем более подразделений. Разве что надпись в духе «если вы нашли данный утерянный пропуск (на территории предприятия) — просьба вернуть его на проходную».

  5. Alexufo
    /#11371256

    In design тут совсем не нужен. Все же генерится на html а потом при желании в сохраняется PDF браузером, если не хотеть печатать с него сразу

    • Moskus
      /#11371508

      Есть ли что-то более неудобное, чем генерация PDF из HTML всеми этими корявыми библиотеками? Собственно, можно сделать один PDF-шаблон и заполнять его, как форму (или делать слияние), это стандартный функционал Adobe Acrobat.

      • Alexufo
        /#11371510

        Опера нативно сохраняет в PDF веб-страницу. К тому же, зачем этот PDF, если можно сразу послать на принтер, в css есть тег разбития страницы page-break-after.

  6. super-guest
    /#11371338

    Статья интересна моему внутреннему перфекционисту, спасибо. Но как же вы заморачиваетесь, жесть!

  7. dronsovest
    /#11371406

    А каким образом выбирается цвет для карточки конкретного сотрудника?

    Общество без цветовой дифференциации штанов не имеет цели.(с)

    • annagoryainova
      /#11371410

      Если сотрудник из продуктовой команды, у него бейдж цвета продукта, а если нет — производный от логотипа компании.

      • tvr
        /#11373700

        у него бейдж цвета продукта


        Таким образом, мы сразу можем определить качество кода и продукта в целом, по цвету бейджа. Это же гениально!

        Ну а если без шуток, то статьи в вашем корпблоге выгодно отличаются от унылых маркетоложеских текстов в большинстве других копроблогов.
        Вас интересно читать, спасибо!

  8. Alexufo
    /#11371512

    Расскажите про стираемость, ногтем, острым предметом покрытия и скорость выдачи карт?

    Очень ненравится в таких принтерах жесткая привязка к формату и скорость. Однако, стандарт понятен. В нашем случае нужно делать очень быстро и очень много. На А4 размещается 9 штук, печать на лазернике, потом ламинация (или без нее сразу в карман пластиковый на шнурке вкладышем ) и под мощный резак.

    Есть еще бумага Premium NeverTear, которая не рвется. Но она недешевая. Думали заменить ей обычную бумагу для лазерного принтера, чтобы только делать нарезку без ламинации и выбивать отверстие под шнурок, но как-то дороговато.

    • zedalert
      /#11371706

      Не знаю как конкретно у принтера из статьи, но у принтеров от Zebra печатается RGBK послойно, затем ещё ламинация, т.е. там 5 слоёв печати, довольно устойчивое к царапинам покрытие. Если относиться бережно, то хватает на несколько лет, если носить в заднем кармане брюк и ходить курить каждые 15 минут, то быстрее чип выйдет из строя, чем сотрётся покрытие.

      • RogueShy
        /#11371722

        Всё-таки там CMYK + Overlay.
        Добавлю ещё, что к царапинам оно хоть и устойчивое, но если носить не в пластиковом кармане, то стирается за год-полтора, особенно по краям.

      • annagoryainova
        /#11372212

        У нас аналогично — обычно замены из-за того, что пропуск перестал работать или потерялся. Несколько случаев, когда стёрлась краска, были из-за того, что забывали печатать Overlay.

    • annagoryainova
      /#11372206 / +1

      Покрытие обычно держится хорошо, если печатать защитный слой (который в настройке overcoat). Ногтём не царапается совсем. Если с усилием поскрести ключом, остаются царапины на верхнем защитном слое, они видны на свету, но краска не стирается.

      Пропуску со второй фотографии 9 месяцев, в качестве эксперимента я с ним совершенно не церемонилась, и царапин на верхнем слое много, плюс с другой стороны бейджа три царапины, задевшие цвет.

      Что именно вы имеете в виду под скоростью выдачи карт?

      • Alexufo
        /#11372210

        Спасибо. Имел ввиду скорость печати с защитным слоем и без одной карты с двух сторон или одной.

        • Alexufo
          /#11372230

          Хотя чего это я, в спецификации у Magicard Enduro3E duo цвет >100 карт в час

        • annagoryainova
          /#11372242

          Защитный слой на одну сторону печатается примерно секунд 15. Двусторонний бейдж с двумя защитными слоями печатается где-то пару минут, а односторонний примерно в два раза быстрее.

          Кажется, что характеристика >100 карт в час всё-таки для односторонних карт, она указана на странице принтера без префикса duo: magicard.com/ru/id-printers/enduro-3e/#specifications. У нас фактически печать занимает больше времени, чем в спецификации.

  9. R33GTRVspec
    /#11371650

    Печать на пластике — достаточно сложная процедура.
    Можно поинтересоваться, почему не стали использовать наклейки с применением хорошей бумаги? Это же гораздо эффективнее, да и переклеить можно на карту с чипом. Правда сам процесс приклеивания чуть более трудоемкий, но зато можно хоть поверх приклеивать другие имена без перевыпуска доп.карт с чипом.

    • annagoryainova
      /#11372808

      Мы собирались использовать внутри офиса принтер ещё для других внутренних задач. А у вас бейджи с наклейками? Не было проблем со стираемостью информации или с неровным приклеиванием?

  10. Estee
    /#11371754

    Подскажите, а почему решили не печатать фотографии на бейджах?

    • annagoryainova
      /#11372226

      Потому что мы делали бейджи, чтобы было понятно, как зовут человека, а его лицо итак есть чуть выше бейджа :) Фотографию есть смысл размещать, если есть требования по безопасности.

  11. alex_kag
    /#11372810

    А почему выбрали печать непосредственно на пропуск? Мы используем так называемые пауч-конверты — печатается пропуск на бумаге, вырезается, вставляется в конверт и ламинируется. После приклеивается к пропуску. Очень удобно. Так как печать идет на обычной офисной бумаге, то повторяемость зависит только от качества принтера.
    ЗЫ. — Пропуска у нас RFID, сразу с прорезью для крепления, но они используются именно как пропуска для прихода на территорию, а не бэйджи.

    • annagoryainova
      /#11372814

      Мы ориентировались на печать на своём принтере в том числе потому, что собирались его использовать ещё для других задач.

  12. alexhott
    /#11373746

    нам вот выдали карты белы для турникета на входе
    лучше бы выдали такой бэйдж
    при выходе из кабинета надевал бы на шею чтобы не забыть