Тренды в управлении документами и хранении данных на 2019 год +16



В этой статье я поделюсь с вами обзором трендов в области управления документами и документаций. В основу материала легли личный опыт и наблюдения, данные из открытых источников, публикации вендоров.

«Born-digital» est mort! Vive le «born-online»!


История документов от динозавров до «born-online»


Давным-давно, когда компьютеры только становились частью повседневного рабочего процесса, а софт только начинал совершенствоваться в распознавании отсканированных документов, человечество начало активно переводить бумажные документы в цифровой формат.



Затем пришла новая эра. Все документы, рабочие и персональные, рождались на компьютерах, но по-прежнему печатались на бумажных носителях. Так продолжалось до тех пор, пока на горизонте не появилась концепция «paperless», призванная повысить темп документооборота, который постепенно перекладывался на плечи специального программного обеспечения.

В то же время мы наблюдали, как, с повсеместным проникновением интернета, наступило время «born-digital», о чем говорил не только факт появления материалов, созданных в цифровой среде для цифровой среды, но и разворот пользователей в сторону потребления соответствующего контента.
Определение «born-digital» относится к материалам, которые создаются в цифровом формате, в отличии от тех, которые проходят путь трансформации из аналогового формата в цифровой. Чаще этот термин применяется в отношении электронных библиотек и процессов в организациях, связанных с хранением данных и интеллектуальной собственностью. Впрочем, с развитием технологий, концепция «born-digital» также стала применяться в отношении цифрового контента для частного потребления (электронные книги, музыка, и т.д.). Другие термины, которые встречаются в отношении такого контента, это «natively digital», «digital-first», или «digital-exclusive».

— пер. Wikipedia

Кроме того в контексте «born-digital» выделяют «digital for print», но, на мой взгляд, настоящий «born-digital» должен рассматриваться как «born to be/live/stay digital» и определяться через жизненный цикл информации.

Последним шагом к цифровой трансформации стал переход от «born-digital» к «born-online», который начался несколько лет назад и продолжается нарастающими темпами по всему миру. В гонке за бизнес-пользователем такие гиганты, как Microsoft и Google предложили полностью «онлайн» опыт работы с привычными форматами документов. Здесь я говорю о Microsoft Office 365 и Google G Suite (с ним мы знакомы по Google Docs, Sheets, Slides).

С этого места я и начну рассказ о трендах в работе с документами и документацией.

Укрепляющиеся тренды


Миграция пользователей в веб-сервисы


Процесс перехода на онлайн инструменты для работы с документами становятся всё интенсивнее.

Разворот пользователей к онлайн инструментам — это свершившийся факт. Остается только добавить, что по мере того, как сервисы, подобные Microsoft Office 365 и Google G Suite, обрастают функционалом и становятся доступнее, процесс перехода на онлайн инструменты для работы с документами становятся всё интенсивнее. Эпоха «born online» обещает затянуться надолго.

Функционал управления версиями документов


Если еще недавно об управлении версиями говорили только программисты, то сейчас почти в каждой профессиональной сфере существуют свои инструменты, поддерживающие версионность хранимых документов.

Многие популярные онлайн сервисы для работы с документами поддерживают управление версиями. Это самая прекрасная вещь которая делает процесс редактирования документов качественно недосягаемым для большинства десктопного программного обеспечения. Научившись пользоваться преимуществами этой функции, вы всегда будете иметь доступ к историческим данным в нужном вам виде и не утонете в бесконечном количестве «_final» файлов.



Это только 1/5 часть всего списка версий одного документа. Так делать не надо.

Если еще недавно об управлении версиями говорили только программисты, то сейчас почти в каждой профессиональной сфере существуют свои инструменты с поддержкой версионности хранимых документов. Место для таких опций нашлось в инструментах для дизайнеров, например, в Figma, в сервисах для создания диаграмм, например, в Lucidchart, даже для управления инженерной документацией есть подобные возможности, например, мне однажды довелось внедрять Vitro-CAD на базе Microsoft SharePoint, в котором есть функционал управления версиями документов и возможности для совместной работы с документами.



Например, так выглядит в интерфейсе Google Docs одна из ранних версий этой статьи.

Похожие опции для управления версиями файлов, независимо от их расширения и содержания, вы можете встретить и в Dropbox, OneDrive, Google Drive. Пересохранил файл — получил новую версию, довольно просто.



SpiderOak (Источник)

Потенциальные преимущества от применения:

  • Снижение количества хранимых файлов
  • Больше возможностей за контролем изменений
  • Прозрачность изменений при совместной работе с документом
  • Доступ ко всей истории изменений документа

Примеры продуктов: Microsoft Office 365, Google Docs, SpiderOak, Dropbox, OneDrive

Переход в облачные хранилища


Следуя этому тренду, всё больше компаний переносит данные со своих офисных серверов в облака. Такой подход обеспечивает лучший опыт использования инструментов для совместной работы с документами, делает обмен информацией проще, что особенно актуально для географически распределенных компаний. Хорошей мотивацией для миграции в облако могут стать высокая надежность хранения и качественный контроль доступа к документам.



SpiderOak (Источник)

Потенциальные преимущества от применения:

  • Отвязка от локальной офисной инфраструктуры, рабочих мест и VPN
  • Отказ от поддержки локального сервера для хранения файлов
  • Повышение гибкости организации контроля доступа к данным
  • Доступность данных через интернет и мобильные платформы
  • Высокий уровень защиты от потери данных
  • Стоимость развертывания и поддержки
  • Поддержка Active Directory, SSO, MFA/TFA

Примеры продуктов: Google Drive, Dropbox, SpiderOak, IDrive, Box

Я придерживаюсь мысли что хранение файлов на сетевом диске офисного сервера — плохая идея. Вы не обязаны со мной соглашаться, но, на мой взгляд, хранение данных в облаке учит пользователей бережному отношению к качеству и количеству хранимой информации. Не доверяйте людям которые хранят в папке 40 версий документа с названием «final».

Использование систем управления документами


Большое распространение в корпоративной среде получают системы управления документацией, которые сочетают в себе функции создания, хранения, организации и совместной работы с данными и документами. Многие сервисы могут похвастаться поддержкой автоматизированных рабочих процессов, связанных с документацией, например, согласование, утверждение, публикация, запросы на изменение и другие. Что примечательно, похожий функционал всё чаще предлагают системы управления проектами.



Пример портала на Confluence (Источник)

Применение систем управления документацией оправдано также в рамках отдельно взятых проектов, когда вам необходимо обеспечить определенный уровень прозрачности и доступности информации для множества участников. Например, с помощью Confluence вы можете организовать FAQ раздел для клиентов, опубликовать подробную документацию для вашего продукта или сервиса, поделиться ей с клиентами или коллегами, при этом обеспечив для всех необходимый уровень доступа.

Потенциальные преимущества от внедрения:

  • Стандартизация и ускорение процессов документооборота
  • Повышение уровня прозрачности и доступности информации
  • Упрощение информационного обмена
  • Организация хранения файлов документов и информации

Примеры продуктов: Confluence, HotDocs, Microsoft SharePoint

Растет запрос пользователей на mobile-friendly сервисы


Если у вас есть система управления документами, или вы храните документы в облаке, или создаете и редактируете документы онлайн, неплохо было бы иметь ко всему доступ со своего смартфона. Не смотря на то, что смартфон не самая эргономичная платформа для работы, возможность участвовать в рабочих процессах и оставаться мобильным очень востребована в современном мире.

Новые горизонты


Data-Driven Documents


Новый уровень организации работы с ключевыми данными, отслеживание которых критично для бизнеса и принятия решений на их основе.


С ростом объемов и количества источников данных, бизнес начал осознавать, что для вывода, визуализации, и повседневного применения сложных данных в принятии решений нужны новые инструменты. Инструменты, которые помогут максимально сократить временной разрыв между тем, когда данные получены, и тем, когда данные будут обработаны, интерпретированы, и использованы людьми.

Факт того, что лидеры в области разработки программного обеспечения, такие как Google и Microsoft уже предложили бизнесу доступные во всех смыслах решения в этом сегменте, говорит о сложившемся запросе рынка на подобный функционал.



Шаблон отчета на основе данных Google Analytics в Google Data Studio

Вы сможете одновременно со своими коллегами взаимодействовать с содержанием документов, презентаций, дашбордов, при этом обращаться к данным прошлых периодов, управлять содержанием и диаграммами, фильтровать результаты, не обладая навыками дата-аналитика, знаниями SQL, навыками программирования, или прямым доступом к базам данных.

Хотя кажущаяся простота внедрения таких решений может быть обманчива, чтобы воспользоваться всеми преимуществами инструментов, необходимо решить вопрос сбора и подготовки данных к использованию.

Потенциальные преимущества от внедрения:

  • Создание интерактивной среды для работы с данными
  • Сокращение времени доступа к данным
  • Организация среды data-driven управления бизнесом

Примеры продуктов: Google Data Studio, Microsoft Power BI

Blockchain для хранения и обеспечения аутентичности данных


Не смотря на то, что технология blockchain на волне негативных событий, преследующих первопроходцев новой криптоэкономики, стала жертвой рыночной депрессии, все больше компаний обращают свой взгляд на преимущества и возможности, которые может принести в их продукты blockchain. Появляются целые сети-сервисы для распределенного хранения данных, которые, конечно, не могут предоставить настолько богатый уровень функционала, как “классическое” облачное ПО, но обладают рядом других преимуществ.

Например, высокий уровень гарантии аутентичности хранимых данных — основная фишка blockchain в действии, высокий уровень независимости от инфраструктуры конкретного вендора или компании, беспрецедентный уровень безопасности доступа к данным. Даже некоторые такие признанные на рынке компании, как SpiderOak, внедряют blockchain, чтобы решать подобные задачи.

Отдельные попытки на уровне экспериментов появляются и в области хранения big data при использовании blockchain.

Потенциальные преимущества от внедрения:

  • Максимальные гарантии аутентичности хранимых данных.
  • Беспрецедентный уровень безопасности доступ к данным.
  • P2P может обеспечить высокую скорость доступа к файлам.
  • Распределенность пиров по всему миру обеспечит высокую доступность данных где бы вы ни были.
  • Экстремально низкая стоимость (около $2 за терабайт)

Примеры продуктов: Storj, Sia, SpiderOak

В качестве заключения


Хотелось бы сказать, что независимо от того насколько быстро вы внедряете новые инструменты и методики работы с документацией, в 99% случаев это игра в догонялки. Каждое внедренное решение и продукт всегда имеет ряд преимуществ и недостатков, которые для разных компаний могут иметь различный вес. Подходите к применению новых инструментов, предварительно ответив себе на вопросы о том, какой функционал вам нужен для работы, а от чего вы можете безболезненно отказаться.

Бонус для тех, кто дочитал до конца


Вы можете помочь и перевести немного средств на развитие сайта



Комментарии (4):

  1. surVrus
    /#19715072

    процесс перехода на онлайн инструменты для работы с документами становятся всё интенсивнее.

    Ага. А еще тогда совсем иная роль у операционной системы. Запустил Хром — и все. Ничего иного почти не надо для работы.
    Выгода от работы «он-лайн» (в облаке, на Гугле Suite) очень значимая. Пример: комплект документов для финансирования делался 240 нормочасов, в течении 3 месяцев. После перехода на работу на Wrike+GSuite — от 60 до 70 нормочасов, за 2 недели. И это не особо напрягаясь. Плюс перешли на линукс с инфраструктуры МС, потому что эта инфраструктура МС стала просто не нужна. А ковыряние в линуксе отнимает не больше времени, чем «потрошение» Вин 10.
    Почти год полет нормальный. Попробовали сделать документы по старинке — уупс… Не очень то и охота. Это что касается пред инвестиционной, инвестиционной фаз работы. Технические части проекта пока приходится делать еще на инструментах по Вин. Но Вин 7 в виртуалке вполне хватает.
    Теперь перевожу операционную деятельность ВСЕХ проектов на «операционную систему бизнеса» на основе OfBiz. Все равно для сложных проектов системы «из коробки» надо настраивать. Я пробовал разные версии от 1C до ERP/MRP/MES локальных систем в Польше. Объем работ по настройке — везде примерно одинаковый. Пока не вижу особой разницы в работе, но и сделано не более 20%. Так что будем поглядеть…

    • gubanovpa
      /#19716368

      Сокращение в ~ 4 раза времени на подготовку документов это конечно круто, а что именно так повлияло на тайминги? Какую-то часть работы удалось так серьёзно автоматизировать?

      Вообще хороший пример, спасибо что поделились.

      • surVrus
        /#19719608

        На время повлияло несколько факторов:
        1. Не надо пересылать файлы между участниками по майлу. Это оказалось самым важным.
        2. Не надо поправлять файлы после перекодировки. У разных людей — разные версии Word, плюс зоопарк с системами (Вин и Мак). Теоретически файлы должны отображаться одинаково. Но практически — плывет форматирование таблиц, границы, перенос, положение на странице, колонтитулы…
        3. Не надо ждать пока «посмотрит-не-посмотрит». Все изменения видны и видно время работы с документом, не прокатит отлынивание от работы. Или «занятый», «нет времени» и т. п.
        4. Простое согласование и совместная (!!) работа над документом. Не по очереди, а именно совместно можно делать документ.
        5. Очень важно: все документы лежат в одном месте (с точки зрения системы), а распределение файлов по папкам, смена названия документа, перемещение из папки в папку никак не влияет на связи документов между собой. Разве что доступ меняется.
        6. Стала возможна быстрая публикация в сети, без танцев с бубном.
        7. Доступ откуда угодно, как угодно и с чего угодно. Особенно важно для экспериментального производства. Таблет — и все схемы и рецептуры доступны на месте, быстро можно менять и корректировать. Не привязан к офису, к компам, к принтерам…
        8. Все эти новые методы позволили еще изменить логику работы с документами. Многомерная классификация документов и заданий в разных аспектах и с разных точек зрения (ISO 81346) сильно упростила работу в связанных проектах.
        Это про сами процессы работы.

        Плюс начальная установка и обслуга всех пакетов. Обычно надо было потратить 2-3 дня на человека, чтобы подключить к работе.
        Плюс всякие актуализации, отключения ненужных функций, танцы с конфликтами с софтом. Вроде бы ерунда, но когда 2 месяца лихорадит работу от обновлений Вин 10 или МС офиса… Тогда просто уперся и перевел всю работу на Линукс за две недели.
        Вроде бы все.

        • gubanovpa
          /#19719856

          Представляю каких усилий всё это стоило. Команда должна была приложить много усилий к такой трансформации! К слову, почитайте мою соседнюю статью, я там про методы сокращения трудозатрат и таймингов на подготовку документации писал, может интересно будет. habr.com/ru/post/439002