Компания, которая 99% работы проводит в офисе. Для коммуникации используют живое общение и электронную почту. С учетом последних событий и тенденций планируют перевести своих сотрудников на удаленку. Что делать, о чем подумать и как не проиграть?
Важно сразу понимать: любой интеллектуальный труд можно перевести на удаленку без потери эффективности (а можно даже и выиграть).
Итак, 4 блока перевода из офиса на дом:
Установить на компьютеры сотрудников софт для удаленного подключения
Что рекомендую использовать: Teamviewer.
Зачем? Для того, чтобы в любое время можно было подсоединиться к компьютеру сотрудника и помочь ему с установкой софта или с другими вопросами.
Установите VPN или аналог. (VPN)
Зачем? Для защиты от утечки персональных данных, слежки, DPI, перехвата трафика и других киберугроз.
Купите/предоставьте/компенсируйте сотрудникам качественные и недорогие гарнитуры (наушники+микрофон) и проверьте их работоспособность.
Что рекомендую использовать: Plantronics BlackWire C3220-C
Зачем? У сотрудника должен быть качественный звук на всех встречах.
Купите/предоставьте/компенсируйте веб-камеру (если нет в ноутбуке).
Что рекомендую использовать: Любая недорогая камера
Зачем? У сотрудника должно быть видео на всех встречах и это обязательно.
Выпустите приказ о необходимости выходить в интернет со стационарной домашней линии (в том числе через домашний Wi-Fi) и контролируйте это.
Что рекомендую использовать: Подключать интернет через кабель
Зачем? Мобильная связь или интернет на даче или в кафе не позволят проводить встречи качественно. Ничто так не раздражает, как обрыв связи во время встречи.
Используйте корпоративные мессенджеры. Регламентируйте общение, включая скорость ответа.
Что рекомендую использовать: Slack, Microsoft Teams, для небольших команд подходит Discord
Зачем? Обычные мессенджеры (например, Telegram) не предназначены для рабочих целей и плохо подходят для средних и больших команд. Во-первых это небезопасно: права на созданную группу принадлежат отдельному сотруднику, который может покинуть организацию. Во-вторых, идет смешение рабочих чатов с личными. В корпоративных чатах даже есть возможность интеграции с Active Directory.
Предоставьте сотрудникам минимум 2–3 варианта софта для видеозвонков. Можно использовать бесплатные версии. Что рекомендую использовать: Zoom, Microsoft Teams,
Важно: Во время звонков видео обязательно.
Учите сотрудников демонстрировать экран.
Договоренности о звонках делают через чат и заносят в календарь.
Важные звонки ставьте на запись.
Зачем? Любой софт может работать со сбоями, а клиенты используют разные инструменты для видеозвонков. Не ставьте сотрудников в позицию заложника одного сервиса.
Приучайте сотрудников пользоваться календарем и создавайте регламент. Все встречи следует высылать заранее для подтверждения всеми участникам. Если встречи нет в календаре - значит встречи не существует.
Что рекомендую использовать: Google Suite, Office 365
Зачем? Если нет встречи в календаре, то шанс ее пропустить крайне велик. На удаленке не получится подойти к сотруднику и напомнить про встречу.
Приучайте сотрудников пользоваться облаком. Никаких папок на личных устройствах!
Что рекомендую использовать: Google Диск, Яндекс Диск, Dropbox
Зачем? Для порядка в документах и быстрого доступа к ним у всей команды.
Таск-трекер и сервисы совместной работы
Что рекомендую использовать: Битрикс24, Asana, Trello
Зачем? Все сотрудники знают о своих задачах и дедлайнах, а вы можете ими управлять
Подумайте сразу, как подписывать с сотрудниками кадровые документы и получать от них заявления. Курьеров отправлять или копить кипу бумаг - неудобно!
Что рекомендую использовать: HR-Link
Зачем? С каждым сотрудником в год подписывают около 30 кадровых документов. Делать это по старинке: вызывать в отдел кадров или отдавать руководителю документ - не вариант!
Составьте список тех, кого хотите перевести на удаленку.
Зачем? Это основа, вы должны понимать кого отправляете, а кого нет. .
Разбейте на группы и составьте график перевода.
Зачем? Делать все сразу рискованно, так как можно запутаться и упустить важные моменты.
Проведите серию вебинаров для сотрудников (а в случае крупных компаний для ключевых сотрудников) Расскажите максимально подробно “правила игры”: что им нужно сделать, какие документы подписать, какие регламенты работы, как взаимодействовать между собой и важно, что начните с плюсов такой работы для самих сотрудников.
Зачем? Если сотрудник не знает, что нужно делать, то он не будет выполнять свою работу. Убедитесь, что все ознакомились со своей должностной инструкцией и обязанностями. Все директивы сотрудники воспринимают “в штыки” Делайте акценты на плюсах для них. Обучите сотрудников работе с софтом на удаленке.
Научите сотрудников использовать необходимые программы и электронную подпись для кадровых документов
Зачем? Сотрудникам не придется самостоятельно разбираться в новых технологиях, что сэкономит время и повысит эффективность.
Подготовьте или внесите изменения и ознакомьте всех сотрудников с ЛНА, который:
Регулирует порядок дистанционной (удаленной) работы;
Позволяет переводить работников по инициативе работодателя на дистанционную работу;
Легализует и регламентирует обмен электронными документами с использованием электронной подписи.
Определяет режим работы дистанционщика;
Регламентирует режим рабочего времени;
Упорядочивает продолжительность и периодичность дистанционки, если она временная;
Регламентирует Порядок предоставления отпусков;
Уточняют порядок вызова в офис для временных дистанционщиков;
Определяет порядок выхода в офис по своему желанию;
Уточняют порядок и размер возмещения расходов
Зачем? Во-первых, так требует закон. Во-вторых, вы усиливаете контроль за деятельностью работников и исключаете риск манипуляций с их стороны. Если вы, к примеру, забыли прописать порядок вызова сотрудника в офис, то заставить его приехать туда на совещание, будет затруднительно.
А если не зафиксировать время работы сотрудника, то может возникнуть следующая ситуация: руководитель звонит работнику в 15:00, а тот не берет трубку и потом говорит, что работал до 14:59. В этом случае ваши претензии к нему будут безосновательны.
Включите в ПВТР основные положения, регулирующие дистанционную (удаленную) работу.
Зачем? Наличие основных положений в ПВТР позволит не допустить рисков манипуляций и избежать снижения качества труда.
Разработайте и заключите с работниками дополнительные соглашения к трудовым договорам, которые будут содержать корректные условия о дистанционной работе.
Зачем? Это позволит снизить риск при проверке ГИТ и при обращениях работников в суд.
Заключите с сотрудниками соглашения об ЭДО.
Зачем? Бумажный документооборот на дистанционке крайне сложный
Проверьте наличие у сотрудников подписанных соглашений на обработку персональных данных, позволяющих поручать обработку третьей стороне.
Зачем? Для использования системы кадрового электронного документооборота
ВАЖНО:
Документы компании - это взаимосвязанная система, так что нужно проверить, как минимум, следующие ЛНА на актуальность и противоречия:
Правила внутреннего трудового распорядка - виды дистанционки, правила приема/увольнения и режим работы
Положение об оплате труда работников, Положение о премировании и материальном стимулировании работников - размер и сроки компенсации за использование своего компьютера или другого оборудования для работы
Положение об аттестации - как проводить аттестацию и оценку дистанционщиков
Положение об обработке персональных данных работников - как работники будут передавать документы с персональными данными и где кадровый сотрудник будет их хранить
Регламенты работы отделов - как дистанционные работники будут взаимодействовать, выполнять задания и отчитываться
Для правильного выполнения функций планирования, организации, мотивации, контроля и координации принимайте и дополняйте следующие принципы:
Установите часы присутствия на работе (онлайн).
Они должны быть одинаковыми для всех сотрудников компании. В рабочие часы сотрудники должны быть доступны. Удаленка ? каждый работает, как и когда хочет.
Не контролируйте время онлайн, а отслеживайте выполнение задач. Если вы будете контролировать присутствие, единственное, что сотрудники будут делать, так это быть в сети и создавать видимость работы.
Установите регламент ответа в чатах и не требуйте мгновенного ответа (это главный враг продуктивности!)
Решайте в чате только несложные вопросы. Основные же решайте на видеозвонках с последующими обязательными “минутками” встречи в чате.
Попросите сотрудников использовать в чате только реальные имена и фото (как бы это ни было банально). Чат может и должен стать заменой публичного справочника сотрудников.
Используйте календарь для назначения встреч (всем сотрудникам должны быть доступны календари остальных).
Проводите регулярные общие видеозвонки с командой и встречи 1-1 с ключевыми сотрудниками. Не реже раза в неделю!
Введите «тихие» часы. Для максимальной продуктивности у сотрудников должен быть баланс между работой и личной жизнью.
Подумайте над программой wellbeing. Постоянное сидение на одном месте может вызвать проблемы со здоровьем.
Создайте курс «Как организовать удаленную работу дома», где подробно расскажете о тайм-менеджменте и прочих правилах и принципах. Дома рамки между отдыхом и рабочим временем размываются. В результате, накапливается усталость, которая может привести к психологическому выгоранию.
Принципы организации рабочего места сотрудника:
Отдельная комната с хорошим интернетом.
Десктоп, ноутбук, гарнитура, камера.
ВАЖНО!
Никаких личных дел во время работы.
Подумайте как помочь сотруднику “продать” семье почему его нельзя беспокоить в рабочии часы
Учтите, что на первых порах у сотрудников будет много вопросов, поэтому заведите канал помощи в чате.
Если вы будете следовать предложенным правилам и принципам, то сложностей с переводом сотрудников на удаленку не возникнет.
А если у вас появились вопросы, возражения или пожелания, то буду рад вашим обращениям:
Махлин Дмитрий. +79110001778 Телеграм: @MakhlinD
Facebook: facebook.com/MakhlinD, https://www.instagram.com/makhlin.d/
К сожалению, не доступен сервер mySQL