Не дать печати выйти из-под контроля +1

Мы привыкли принимать печать как что-то само собой разумеющееся. Дома, часто в виду низких объемов, — время от времени менять картриджи и докупать бумагу. На работе, если нет строгой политики от отдела IT или руководства, — печатать что угодно и в каких угодно количествах.



Однако, самим руководителям важно понимать, что печать в организации — это монстр. И если его не приручить, то он может довольно сильно «изувечить» бюджет организации.

Всё серьёзно?


Да. Управление инфраструктурой и процессами печати в организации — задача, требующая больших затрат ресурсов, времени, и что самое важное — контроля.

Согласно статистическим данным, создание печатных документов относится к крупнейшим статьям расходов и может «отъедать» до 3 % общей прибыли организации. В среднем по рынку, около 700 000 рублей тратятся организациями на одного сотрудника в год, не считая затрат на услуги внешних типографий.

Важно, что многие руководители и специалисты не понимают, какого «монстра» они кормят, то есть не знают, во сколько им обходится печать. Это объясняется тем, что видимые затраты, в среднем, составляют лишь 20 % от общих, а большая часть расходов относится к скрытым затратам, как их называют отраслевые эксперты.

Тем не менее, некоторые компании до сих пор не занимаются аудитом принт-менеджмента или закрывают глаза на эту проблему. Не хватает времени, сотрудников или опыта для эффективного отслеживания процессов в среде печати или управления ею. Причины могут быть разными.

В какой бы сложной ситуации с точки зрения печати ваша компания не находилась, решения услуги управляемой печати MPS и решение Discovery Assesment от Canon готовы прийти на помощь.



Этап 1: Ознакомительный аудит и оценка


Прежде чем объявлять скрытым затратам войну, стоит узнать, с чем вы, собственно, сражаетесь. Чтобы понять, каких улучшении? можно достичь и как можно сэкономить средства, необходимо четкое понимание имеющейся печатной инфраструктуры и всех процессов, влияющих на стоимость печати.

В этом вам сможет помочь бесплатная услуга Discovery Assesment. Она обеспечивает беспристрастный?, всеобъемлющий анализ имеющейся инфраструктуры печати, и её использования, а также предлагает варианты улучшения.



Примечательно, но большинство услуг анализа инфраструктуры учитывает лишь основные количественные данные парка устройств. В свою очередь Discovery Assessment от Canon, благодаря (уникальной для рынка подобных услуг) комбинации результатов сканирования сети и веб- анкетирования конечных пользователей?, учитывает качественную информацию о потребностях и привычках пользователей? при печати. Это позволят составить намного более полную картину о печати в вашей организации.

Интегрировав в вашу внутреннюю сеть специализированное ПО, анализирующее по SNMP-протоколу все печатающие устройства, уже через месяц наши специалисты будут готовы предоставить вам детальный отчёт. Важно отметить, что в отличии от множества других аналогов, данное ПО анализирует даже те принтеры, которые подключены напрямую к компьютеру по USB.

Отчет включает рекомендации по усовершенствованию процессов и сокращению расходов для каждой? конкретной? ситуации. Вы получаете четко структурированную основу для принятия решения по оптимизации, что дает возможность взять контроль над положением и задействовать заинтересованные стороны.

Учитывая, что масштаб и ситуация с процессами печати в компаниях может быть разной, мы также предлагаем услугу более детализированного обзора и анализ текущей ситуации — Advanced Discovery Assessment. Она предусматривает возможность построения схематического плана для отображения расположения устройств и полной? стоимости владения. Услуга предоставляет индивидуальные рекомендации для экономии средств и повышения производительности.

Этап 2: Проектирование


После того, как вы взглянули на ситуацию в вашей компании трезвым взглядом и приняли решение об оптимизации парка печатающих устройств, вы можете воспользоваться индивидуальным предложением от Canon — услугами управляемой печати MPS.

На основе данных аудита наши специалисты по решениям, бизнесу и проектированию услуг совместно с представителями вашей компании создадут архитектуру услуг для оптимизации печатной среды в соответствии со всеми вашими задачами и целями.

Мы займёмся подбором максимально подходящего аппаратного обеспечения, программных продуктов и сервисов, необходимых для достижения измеримых преимуществ в долгосрочной перспективе.

Стоит отметить, что сама услуга MPS имеет общий гибкий характер. В зависимости от требований вашей организации мы можем:

  • Обеспечить удобство использования благодаря единому интерфейсу всех устройств и универсальному драйверу, что сведёт к минимуму необходимость в обучении ваших сотрудников и поддержке (внешней и внутренней).
  • Оптимизировать документооборот, в том числе за счёт интеллектуальных функций (например, сканирование непосредственно в приложения электронной почты или автоматическая конвертация в PDF).
  • Усилить безопасность и конфиденциальность печати за счёт технологии Allow My Print Anywhere, которая позволяет пользователям получать распечатанные документы на любом устройстве и в любое время, не беспокоясь о том, что их по ошибке заберёт кто-то другой
  • Предложить широкий модельный ряд устройств печати и обработки изображений, а также универсальный набор программных продуктов для оптимизации систем печати.
  • Чётко определить принципы и политики в отношении типов используемых устройств, а также обеспечить разграничение прав доступа к функциям печати и соблюдение необходимого уровня затрат (ваши сотрудники не смогут сами контролировать, сколько стоит их печать и выбирать для этого наиболее подходящие устройства).

При этом мы готовы не только обсуждать и совместно с вами разрабатывать сервисные соглашения до начала внедрения новых систем для достижения новых целевых показателей, но и погрузиться во все этапы управления проектом.

Этап 3. Внедрение


Перемены в организации — это всегда стресс как для ответственных лиц, так и для рядовых сотрудников. Чтобы минимизировать негативный эффект, мы будем не только управлять всеми этапами внедрения, но и обучать и взаимодействовать с персоналом вашей организации.



И это не просто слова. Наши специалисты по внедрению MPS будут помогать сотрудникам вашей организации адаптироваться к изменениям – лично, по сети интранет и электронной почте. Это, а также детальная программа обучения (в том числе и персонального), поможет им быстро привыкнуть к изменяющимся условиям и приобрести новые «здоровые» привычки печати.

Параллельно с этим будет производиться внедрение программного обеспечения, а также замена / установка нового оборудования. Все действия будут проектироваться и планироваться так, чтобы свести к минимуму вмешательство в работу организации.

Этап 4. Поддержка и управление


Решение MPS подразумевает, что во время всего цикла использования наших услуг мы будем осуществлять поддержку и управление парком ваших устройств (в том числе устройств сторонних производителей), учитывающие текущие и будущие потребности вашей организации. Все протоколы, процедуры, обмен информацией и разрешения на оказание услуг по перемещению, добавлению или изменению программного и аппаратного обеспечения на объекте по мере необходимости будут согласованы и полностью задокументированы в приложениях к вашим сервисным контрактам и в руководстве по работе с MPS с контролем версий.



Помощь и консультации наших специалистов также будут доступны вам на протяжении всего цикла. Более того, к вашей организации будет прикреплено единое контактное лицо, к которому вы и ваши сотрудники смогут всегда обратиться по всем вопросам, связанным с печатью, расходными материалами и техническим обслуживанием.

Мы всегда будем готовы обучить ваших сотрудников кризис-менеджменту и самостоятельно контролировать возникновение новых проблем, связанных с печатью. И, что особенно ценно для крупных компаний с обширным парком печатающих устройств, мы готовы предоставить собственных специалистов для постоянного обслуживания устройств на объекте.

Что касается затрат на печать и обслуживание парка устройств, мы поможем вам сократить затраты на эксплуатацию благодаря автоматизации считывания показаний счётчиков и заказа расходных материалов. Также мы сможем постоянно или по отдельному запросу формировать отчётность по загрузке парка оборудования (печать и сканирование) для того, чтобы вы смогли определить свои «проблемные места» и ещё эффективнее оптимизировать процессы печати.

Этап 5. Оценка


В отличие от некоторых конкурирующих решений в области управляемой печати, решение Canon включает в себя оценку. Он необходим для корректировки и оптимизации решения, предлагаемого нами, на этапе перехода и внедрения, ввиду динамично изменяющейся внешней и внутренней среды.



Оценка предполагает постоянное взаимодействие с вашим персональным менеджером, в том числе и проведение обзорных совещаний, а также предоставление отчетов об управлении. Они, помимо данных об использовании устройств, также включают в себя сведения по оказанию услуг, управлению активами (включая MAC), непрерывному совершенствованию обслуживания (CSI) и тенденциям.

Кстати, услуга CSI поможет привести наши существующие и перспективные сервисы в соответствие с текущими и будущими стратегическими потребностями вашей организации и вашими IT-процессами.


Комментарии (12):

  1. dmitry_ch
    /#10191701 / +7

    А я Kyocera предпочитаю: «пробег» устройств выше, если уметь готовить, то себестоимость очень радует. Canon для дома ничего, но… в бизнесе пока не показал себя, как по мне.

    P.S. Нельзя ли писать посты интересные, как тот же Билайн с Кроком пишут, а не очередную маркетинговую муть, где даже картинки — стандартные диаграммы из маркетинговых буклетов + непонятные люди, меняющие непонятные картриджи, будто для простого юзера именно замена картриджа есть то, ради чего он покупает принтер.

    Предложите дешевые расходники, обойдите тех, кто любит заправлять картриджи, на их поле (как «Фабрика печати» у Epson обставила поставщиков СНПЧ в сегменте струйной печати) — люди сами потянутся. Если вы еще покажете принтеры с высоким ресурсом, так цены вам не будет!

  2. avacha
    /#10191887 / +1

    Невыносимо больно вспоминаются чудовищные моменты с Кэнон.
    Это и младшие мфу формата А4 для SOHO типа 4550d ,4570dn, другие аппараты формата А3 — и все это с невыразимо прекрасным легендарным будьте вы прокляты Canon MF Toolbox, особо хорошо и стабильно работающим под x64 системами, и отличное в общем-то по тем временам устройство 4690PL — с дуплексом и двухсторонним сканированием, небольшой ценой, возможностью складывать сканы в сетевую папку или фтп… и монохромным сканером в сетевом режиме (facepalm.jpg).
    В результате за ценники 4570 были массово приобретены киосеры серий 1035/1135 и их потомки 2535/2035, с полным дуплексом, с возможностью скана на FTP/сетевую папку, с программируемыми кнопками, благодаря которым сканирование для секретарш и прочих бухгалтеров сводилось к установке пачки в автоподатчик и нажатии кнопки с подписанной программой.
    В общем, после прощания с кэнонами года так три назад большинство — и пользователей, и тех, кому по долгу службы приходилось бороться с норовистыми аппаратами и кривым MF toolbox — вздохнули с облегчением.

    • SnakedEdward
      /#10193291

      Аппараты нижнего уровня у Kyocera тоже не подарок. А качество и ресурс аппаратов падает с каждой новой серией, скоро пойду оттирать от пыли списанные 3920DN ибо 4300DN уже не торт, а что будет со следующей за ним моделью даже думать не хочу. Все, что держит меня от смены производителя, это цена расходников.

  3. molnij
    /#10192413 / +1

    Согласно статистическим данным, создание печатных документов относится к крупнейшим статьям расходов и может «отъедать» до 3 % общей прибыли организации. В среднем по рынку, около 700 000 рублей тратятся организациями на одного сотрудника в год, не считая затрат на услуги внешних типографий.

    Вы понимаете, что это комбо говорит о том, что один сотрудник в среднем генерирует около 23 млн рублей прибыли в год.
    Мне бесконечно интересно посмотреть на подборку компаний, участвовавших в построении статистики

    • Canon_for_business
      /#10200641

      Данные статистики мы использовали из исследования ALL Associates Group, Inc. за 2012 год

      • molnij
        /#10202135

        По данным http://web.canon.jp/ir/annual/2012/report2012.pdf прибыль компании кэнон в 2012 году составила чуть менее 4млрд долларов. Т.е. по курсу того года, порядка 12000 млн рублей.
        Из того же отчета — число сотрудников компании — 197000 человек.
        Таким образом получаем, что в компании кэнон один сотрудник генерирует около 0,06млн рублей в год.
        Что настолько отличается от оценки выше (23млн), что снова возникает вопрос о происхождении чисел. Может приведете ссылку на исследование, если оно не закрытое?
        Или же я где-то ошибся в расчетах?

        • Canon_for_business
          /#10206965

          Если мы не ошибаемся (автор материала использовал статистические данные из внутренних источников компании), то речь идет про это исследование.

  4. Am0ralist
    /#10192445

    Вы можете предложить расходку по ценам сравнимым с заправкой или китайскими аналогами? Раза в 1,5 дороже — еще терпимо, но практически у всех это от 3-х и более раз.

    Вы можете предложить нормальное качество сервисов, с которыми не придется воевать и работа с которыми не будет превращаться в ад (закажи инженера, подожди когда приедет, удостовериться в чем проблема, потом жди выставление счета, потом пока его оплатят и деньги поступят на счет, потом пока закажут деталь, потом пока инженер вновь будет свободен, что бы приехать и ее поставить)?

    Вы можете предложить стоимость ремонтов принтеров в оф.сервисах не по гарантии ниже стоимости нового аналога?

    Пока у большинства брендов на все это ответ — нет. Поэтому многими берутся те принтеры, которые дешево обслуживать, есть хорошая совместимка и которые посоветует и сможет починить та левая контора, которая вам будет решат большую часть вопросов с принтерами за день-два, причем с оплатой по факту и не конскими ценниками за имитацию бурной деятельности.
    А ваши маркетинговые тексты — для эффетивных манагеров, которые умные слова любят больше реальных цифр и реального опыта.

    • Canon_for_business
      /#10200657

      Стоимость расходных материалов обуславливается в том числе и более качественными компонентами, которые будут гарантировать, что устройство будет достигать заявленных параметров и бесперебойно работать даже при повышенных нагрузках.

      Что касается сервиса, спасибо за замечания, мы будем стараться улучшить взаимодействие с нашими партнерами, для обеспечения лучшего опыта. Если у Вас есть конкретные замечания по работе наших сервисов и работе наших партнеров, вы можете сообщить нам в ЛС или здесь в комментариях.

      • Am0ralist
        /#10201907

        Стоимость расходных материалов обуславливается в том числе и более качественными компонентами, которые будут гарантировать, что устройство будет достигать заявленных параметров и бесперебойно работать даже при повышенных нагрузках.

        Маркетинговая шелуха. Насколько в процентах качество ваших расходников (особенно смешно для струйных принтеров, но и для лазерной печати верно) выше, чем у аналогов? Если цена при этом /отличается в 3 раза.
        На 5%? На 10%?
        Цифры с доказательствами в студию, исследования конкретные.
        В противном случае повторюсь — шелуха.
        Если у Вас есть конкретные замечания по работе наших сервисов и работе наших партнеров

        И я их даже озвучил, ибо они характерны для большинства фирм, с которыми имели дело:
        — затягивание процессов решения проблем;
        — неоправданно дорогой постгарантийный ремонт, когда замена одного блока + «типа работа» = цене нового устройства.

        И это легко продемонстрировать или опровергнуть: выложите прайсы расценок за услуги ваших оф.сервисов по негарантийному ремонту вашей техники плюс привязку к стоимости аппаратов и отдельно реальную стоимость расходников, которые при данных ремонтах заменяются. Ибо это будет та стоимость владения вашей техники сразу после окончания того короткого срока, когда за его качество вы ручаетесь полностью (т.е. приблизительно через год)

        Это будет очень показательно.

  5. SteeLYnx
    /#10193319

    данное ПО анализирует даже те принтеры, которые подключены напрямую к компьютеру по USB.
    по какому принципу работает агент на компьютерах с локальными принтерами? связывает службы спулера с SNMP? этот агент под винду или прочие операционки охватывает, агент с принтерами каких марок работает? каковы системные требования для этого агента?
    поясню: SNMP решает все проблемы с сетевыми устройствами, а вот локальные и автономные выпадают из статистики. их доля в затратах может быть достаточно высокая и контроль нужен.
    сейчас статистика по сетевым собирается по SNMP в Kyocera Net Admin (расширенная версия NetViewer с БД, сервером и вебинтерфейсом) — видит более или менее 430 устройств на региональной площадке, а вот с локальными засада — требуется «инъекция» агента, а не хочется нагружать компьютеры сверх меры. Да и выше озвученные вопросы он поставил. Сейчас сбор налаживаем через sccm.
    Есть подобные программные комплексы у Ricoh — там судя по обещаниям нет ограничений, но платно.

  6. tarasale
    /#10193321

    Единственное что в данном случае действительно верно-затраты на печать как таковую это серьёзно, и потому от бумаги как таковой нужно постепенно избавляться.
    А дальше унылая и бессмысленная для понимающего человека реклама.