Когда лучше делегировать, а когда оставить задачу себе? Инструкция для начинающих руководителей +23



Представьте айсберг. На его верхушке знание о том, что руководителю нужно уметь делегировать задачи. А вот как именно это делать и почему бывает очень больно — скрыто в темных водах. Под катом разбираем барьеры, приводим примеры из практики тимлидов Selectel и даем советы. А еще принимаем ваши советы по делегированию — делитесь ими в комментариях.

Зачем нужно делегировать?


Передача задач — важная часть рабочего процесса. Она позволяет перераспределить нагрузку и освободить время руководителя для стратегического планирования. Еще — поделиться с коллегами знаниями о процессах на боевых задачах.


Стас Валуев, менеджер Data/ML-продуктов:
В самом начале карьеры тимлида я понял, что работаю по 10 часов в день при восьмичасовом графике. Это длилось несколько месяцев. Мне казалось, что работа не заканчивалась. Тогда я решил, что нужно что-то делать: стал фиксировать задачи и время, затраченное на них. Это помогло мне понять, что дела можно делить на два типа:

— те, которые я должен выполнять самостоятельно,
— те, которые можно делегировать без потери качества‎.

Для начинающего руководителя навык делегирования особенно важен: в новой роли нужно не только понятно передавать дела, но и убедиться, что все будет выполнено качественно и в срок.

Почему делегировать не так просто, как кажется?


Как часто бывает, проблема в процессах и вредных установках. Ниже перечисляем барьеры, с которыми чаще всего сталкиваются начинающие руководители.

Барьер №1: Сотрудник сделает задачу не так, как надо. Придется переделывать


Руководители, особенно начинающие, не хотят делегировать задачи, которые когда-то были их рутиной. Им кажется, что никто другой не справится идеально.

Скажем сразу: скорее всего, в начале так и будет. Сотруднику понадобится время, чтобы освоить новую для себя задачу, правки будут вноситься итерациями. Но в этом и заключаются задачи руководителя:
  • найти подходящего человека: выбрать сотрудника в команде или нанять нового коллегу,
  • объяснить ему, что нужно делать,
  • удостовериться в наличии необходимых навыков,
  • протягивать руку помощи в процессе,
  • проверять результат,
  • давать обратную связь о том, что было хорошо, и подсвечивать зоны роста.

Стас Валуев, менеджер Data/ML-продуктов:
Пока вы развиваетесь как специалист, берете на себя все более сложные задачи. Когда становитесь руководителем, эти непростые и важные дела нужно кому-то передавать. Загвоздка в том, что делегирование не снимает ответственности. Получается, что вы отдаете серьезную задачу человеку, уровень компетенций которого пока сложно оценить, а за результат отвечать вам.

Мой способ справиться с этим — наращивать ответственность. Передавать сначала рутинные и небольшие задачи с невысокой ценой ошибки, а потом переходить на уровень выше.

Конечно, в этом вопросе важна зрелость команды: когда она разрастается, появляется необходимость иметь «второго себя» — человека, благодаря присутствию которого можешь заболеть или попасть под автобус. С ним будешь уверен, что работа отдела не остановится.

Грамотно передавать задачи новым сотрудникам, закладывать время на обучение, регулярно делиться обратной связью и верить в них — проверенный способ вырастить команду, которой будете гордиться.

Барьер №2: Сотрудник потратит слишком много времени на задачу


Существует правило «двух минут», оно звучит так: если задача занимает меньше двух минут, сделайте ее прямо сейчас. Описание задачи, введение в контекст, советы по выполнению, внесение правок и согласование результата займут гораздо больше времени.

Если это более объемная задача, потратьте время на обучение сотрудника. Набив руку, он будет выполнять ее также быстро, как и вы когда-то. Или даже быстрее. :)

Последнее работает только для повторяющихся задач. Если это разовое дело, его действительно может быть проще закрыть самому. Тратить в несколько раз больше времени на смену исполнителя и его обучение — слишком ресурсозатратно.

Барьер №3: Если не буду делать все сам, утрачу ценность для компании


Стас Валуев, менеджер Data/ML-продуктов:
Начинающим тимлидам бывает страшно передавать кому-то задачи и просить о помощи. Это наша культурная особенность: как руководитель может с чем-то не справляться и подавать плохой пример сотрудникам?

Ощущение собственной незаменимости греет душу. Многим руководителям становится страшно, что при распределении задач они перестанут быть нужными коллективу.

Это представление формируется из-за того, что эффективность работы исполнителя можно определить быстро и просто: например, сопоставить количество рабочих часов с проделанной работой. С руководителем сложнее: ему платят за распределение ресурсов компании, результаты отдела и выстраивание процессов.


Маша Лукьянова, руководитель отдела внешних продуктовых знаний:
Успех руководителя — это в первую очередь совокупность успехов его команды. Учитесь доверять людям, с которыми работаете, не бойтесь расширять их зоны ответственности и давать возможность расти. Ваша задача — правильно направить команду, дать ребятам возможность делать что-то самим, брать на себя инициативу.

Барьер №4: У меня не останется интересных задач


Это характерный барьер для исполнительных и инициативных работников, которые доросли до тимлидов. Они с легкостью делегируют скучные и рутинные задачи, которые не хотели бы закрывать сами, а вот креативные и сложные проекты оставляют себе.

Но если будете постоянно вмешиваться в работу команды, дробить кейсы на «интересные» и «не очень», не научите сотрудников самостоятельности и укрепите недоверие к себе.

Такой подход приведет к тому, что команда не будет развиваться и продолжит делать то, что хорошо умеет.

Немного про эффект надзора


«Эффект надзора» — это неспособность доверить коллективу задачу без постоянного контроля над ее выполнением.

Вместо того, чтобы постоянно проверять, как обстоят дела, вложите ресурс в доверие. Если сфокусируетесь на выстраивании надежных отношений с коллегами, задачи будут выполняться и без вашего участия.

У микроменеджмента есть две основные опасности: это потеря времени и ухудшение отношений в команде.

Маша Лукьянова, руководитель отдела внешних продуктовых знаний:
Когда я только стала руководителем, мне было страшно делегировать. Я переживала, что это мои задачи, выполнить их должна я, вдруг ребята что-то не учтут? Постоянно оглядывалась на количество дел у сотрудников, боялась дать им больше нагрузки.

Мой собственный способ с этим справиться — ставить четкие дедлайны и не дергать сотрудника до окончания срока, выделенного на работу.



Когда делегировать, а когда все-таки оставить задачу себе?


Задачи стоит делегировать, если они:
  • могут повториться в будущем,
  • могут быть потенциально полезны коллеге для роста и развития,
  • освободят время для чего-то более важного,
  • требуют экспертизы, которой у вас еще нет.

Задачи лучше оставить себе, если это:
  • вопросы стратегического планирования: цели компании, приоритеты, решения по планам и т. д.,
  • срочные, рискованные и проблемные решения,
  • совместные задачи с другими руководителями,
  • вопросы управления командой.

Стас Валуев, менеджер Data/ML-продуктов:
Я, как правило, не передаю задачи, когда коммуникация занимает больше времени, чем выполнение дела. Например, если у меня в голове есть контекст, могу закрыть задачу за полчаса. Понимаю в этом случае, что на коммуникацию, описание задачи, контроль и правки потребовалось бы гораздо больше времени.

Но есть исключения: например, если задача прописана в образовательном плане сотрудника и поможет его развитию. Также не делегирую задачи стратегического уровня и ту работу, которую до этого передали мне.

Два подхода к делегированию


Стивен Кови в книге «Семь навыков высокоэффективных людей» предложил два основных способа делегирования — передавать исполнение и руководство.

Когда делегируете исполнение, ставите коллеге четкое ТЗ, инструктируете его. Но помните, что ответственность за закрытие задачи остается на вас.

Этот способ работает с начинающими специалистами, которым действительно нужен ваш контроль. Но как только почувствуете, что сотрудник встал на ноги и освоился, начинайте делегировать ответственность.

Пример задачи: Люда, для серии постов о soft skills тебе нужно написать материал о том, как делегировать задачи. По ссылке можешь больше почитать о нашем Tone of voice, а в папке лежат удачные примеры прошлых постов. Сюда я также прикрепил информацию, на которую можешь опираться при написании текста.

Длина поста — до 1500 символов. За комментариями обратись к Стасу и не забудь поставить задачу на отрисовку обложки дизайнерам. Первый драфт ожидаю 5 сентября, 12 числа опубликуем согласованный текст.

Когда делегируете руководство, полностью передаете ответственность коллеге. Сотрудник самостоятельно разберется, как подойти к вопросу. Главное — обозначьте сроки.

Пример задачи: Люда, в сентябре мы запускаем серию текстов о soft skills в нашем блоге. Подумай, пожалуйста, какие аспекты хочешь подсветить и начни работать над ними. Хочу согласовать с тобой темы к 5 сентября, а через неделю после этого выйти с первым текстом. Идеи готов обсуждать по необходимости.

Стас Валуев, менеджер Data/ML-продуктов:
«Выявил для себя золотые правила постановки задач:

1. Задача должна быть сформулирована письменно. Иначе теряется важная информация.

2. В задаче должен быть контекст. Независимо от объема и прочих вводных, исполнитель должен понимать, для чего он это делает и чем поможет выполнение такой работы.

3. Должен быть зафиксированный ожидаемый результат. Какие артефакты будут созданы, где они будут лежать, где руководитель сможет это посмотреть? Запись со встречи — это тоже результат. И я жду его от каждой задачи.

4. Должен быть ожидаемый срок. Без него есть риск получить ожидаемый результат, когда он уже никому не будет нужен.

Маша Лукьянова, руководитель отдела внешних продуктовых знаний:
Мне помогло глубокое осознание важности и нужности командной работы. Очень тяжело все делать одному. Это прямой путь к выгоранию, усталости и отсутствию развития в коллективе. За любым большим и классным делом стоит слаженная работа команды.

Вместо финала: как делегировать первую задачу, чтобы сотрудник успешно с ней справился

  • Структура
Перед тем, как передавать задачу новому исполнителю, распишите цель и задачи, ожидаемые результаты и сроки. Как и в примере выше, советуем отдельно выделять дату сдачи черновых версий и день, к которому должен быть готов итоговый результат. Если задача большая, разбейте ее на более мелкие.
  • Ресурсы
Если вы уже работали над подобными задачами, поделитесь источниками, ссылками и референсами — словом, всем, что может помочь сотруднику погрузиться в работу над этим проектом. Если есть контакты людей, которые готовы помочь и проконсультировать в процессе, их тоже стоит прикрепить к задаче.
  • Итоговая вычитка
Постарайтесь посмотреть на задачу со стороны: все ли понятно? Не возникают ли разночтения? Справится ли с ней человек, который впервые работает с чем-то подобным?
  • Право на ошибку
Не забывайте, что сотрудник, который согласился попробовать что-то новое, уже молодец. Он вложил время и силы в задачу, которую вы делегировали, и постарался оправдать ваши ожидания. Похвалите его за проделанную работу, поделитесь обратной связью и сделайте выводы о том, как вы можете оптимизировать процесс в следующий раз.

Расскажите, легко ли вам делегировать дела? Поделитесь опытом в комментариях.

Возможно, эти тексты тоже вас заинтересуют:

Как не попасть в ловушку ненужного обучения
Обзор на разработчика и преимущества заикания: как айтишники попробовали себя в стендапе
Как ускорить адаптацию сотрудников с помощью продуктового онбординга? Опыт Selectel




Комментарии (11):

  1. saipr
    /#24776752 / +2

    Инструкция для начинающих руководителей

    Если речь идёт всё же о руководители, то барьеры выглядят странно! Начнём с конца:


    Барьер №4: У меня не останется интересных задач

    У руководителя главная задача руководить, распределять задачи, контролировать и т.д. И если ему это не интересно, то он не руководитель и ему надо срочно уходить с должности руководителя.


    Барьер №3: Если не буду делать все сам, утрачу ценность для компании

    Если не будешь руководить (а это основная задача — см. выше), то какая уж тут ценность для компании. А если ты хочешь делать (не помогать, а делать) сам что-то за кого-то, то ты не руководитель. Далее смотри выше.


    Барьер №2: Сотрудник потратит слишком много времени на задачу

    Так твоя задача руководителя сделать так, чтобы задача была решена в срок и качественно. См. первый пункт.


    Барьер №1: Сотрудник сделает задачу не так, как надо. Придется переделывать.

    См. предыдущий пункт, ну а я повторюсь:
    Так твоя задача руководителя сделать так, чтобы задача была сделана так как надо. Тебе за это платят деньги.
    У руководителя главная задача руководить, распределять задачи, контролировать и т.д. И если ему это не интересно, то он не руководитель и ему надо срочно уходить с должности руководителя.

    • lodz
      /#24777290 / +3

      Бывают же ситуации, когда человек вырос из линейного сотрудника в руководителя. Руководителями же не рождаются — ими становятся. И когда ты долго что-то делал сам, руками, очень сложно начать это делегировать) Да, все приходит с опытом. Но, кажется, в заголовке написано, что этот текст для начинающих руководителей.

      Здорово, если вам не близки озвученные барьеры. Мне вот отозвались)

      • aaa_bbb
        /#24778512 / +1

        Зачастую не становятся - а назначаются ) например, при расширении штата выбирается самый старожил. И получается, что вчерашний инженер практически по щелчку должен переключиться на совсем другие задачи и принципы.

    • BugM
      /#24777310 / +3

      На уровне лидов руками самому задачи делать тоже надо. Чтобы быть ближе к людям и понимать все их боли как свои.

      Проблема что некоторые лиды не отдают интересные задачи своим людям, а делают сами есть.

      • Ivan22
        /#24779294

        т.к. интересные задачи - они же и самые сложные обычно

        • BugM
          /#24779346

          И так тоже бывает. Но как сотрудники будут расти и получать премии без сложных задач?

          Помочь придумать решение, поревьюить дизайн и код. Но не делать самому.

      • beskrovnaya
        /#24779858

        Согласны абсолютно, поэтому и выделили этот аспект делегирования как отдельный барьер.
        Важно научиться отдавать интересные задачи сотрудникам, но при этом самому не выпадать из рабочего контекста. И, конечно, быть готовым помочь и подстраховать при необходимости.

    • beskrovnaya
      /#24780128 / +1

      Спасибо за развернутый комментарий!
      Материал действительно посвящен начинающим руководителям, которые выросли до этой должности из линейных сотрудников.

      Кажется, что в таком случае может быть непросто «руководить, распределять задачи и контролировать» сразу же. Эти навыки приходят с опытом, а мы постарались подсказать, как их развить и обойти некоторые барьеры, возникающие на пути.

  2. NewLesnik
    /#24778690 / +1

    Спасибо автору за этот пост. Делегирование задачи - это сложный, но довольно полезный навык, которым должен обладать каждый руководитель. Я же руководителем не являюсь, но всё равно интересно узнать что-то новое и освоить эти данные хотя бы в теории...

    • beskrovnaya
      /#24779846 / +1

      Спасибо вам за внимание! Рады, что этот материал оказался полезен :)

  3. witcherj
    /#24780644

    Спасибо за пост, я как раз начинающий тимлид из линейного сотрудника, все страхи из статьи переживаю сейчас лично :))) в курсе, когда это должно закончится?